1. OBJETIVO

En cumplimiento a las disposiciones establecidas por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y en consideración al derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas PRODUCCIÓN Y GESTIÓN S.A.S PYGSAS con domicilio en FUNZA, Cundinamarca, adopta los lineamientos de Política de Tratamiento de Datos Personales garantizando así que los datos personales almacenados en bases de datos de su propiedad no serán informados y utilizados por terceros sin contar con la previa, expresa y libre autorización del titular de la información.

2. ALCANCE:

La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores, empleados, visitantes o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a PYGSAS.

3. DEFINICIONES

➢ Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;

➢ Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

➢ Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos.

➢ Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

➢ Encargado o responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, tenga poder de decisión sobre las bases de datos y/o el Tratamiento de los datos, entendiendo por tratamiento “Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”. Tiene entre sus actividades las de definir la finalidad y la forma en que se almacenan, recolectan y administran los datos, solicitar y conservar la autorización en la que conste el Consentimiento expreso del titular de la información.

➢ Base de datos: Conjunto Se entiende como el conjunto de datos personales pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

➢ Datos públicos: Son todos aquellos que no son de naturaleza semiprivada o privada, como también los contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva, y los relativos al estado civil de las personas. Entre los datos de naturaleza pública a resaltar se encuentran: los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, y las cédulas de ciudadanía apreciadas de manera individual y sin estar vinculadas a otro tipo de información.

➢ Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios ó actividades comerciales.

➢ Dato privado: Es la información de naturaleza íntima o reservada que, por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones, así como por decisión del titular de los mismos.

➢ Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

➢ Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;

➢ Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como responsable del Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del responsable, trate datos personales.

4. TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO

El tratamiento que realizará PRODUCCIÓN Y GESTIÓN será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, teniendo en cuenta los siguientes:

4.1 Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).

4.2 Direcciones y correo electrónico (personales o laborales).

4.3 Fax (personal o laboral).

4.4 Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general.

4.5 Información relativa a entidades financieras y detalle de cuentas bancarias.

4.6 Datos personales de los beneficiarios de las ventas corporativas.

4.7 Al Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, historia laboral, afiliaciones a la seguridad social, información de estudios, estado de salud, Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, Procesos judiciales, embargos; Deudas a favor de cooperativas; Autorizaciones de descuentos; Prestaciones durante toda su vida laboral; y toda la información relacionada y resultante de la vinculación laboral.

5. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Dentro del ámbito de los derechos a la intimidad, al buen nombre, la imagen y demás garantías Constitucionales, PYGSAS utiliza los datos personales que el titular de datos registró, siguiendo la normatividad vigente sobre la materia. Así las cosas, los datos personales son utilizadas exclusivamente por diferentes áreas de la compañía, para las siguientes finalidades:

➢ Recolectar los datos personales e incorporarlos, almacenarlos, organizarlos, conservarlos y administrarlos en nuestra base de datos.

➢ Ejecutar la relación contractual existente con clientes, proveedores, trabajadores, contratistas, aliados estratégicos, asociados y demás personas que tengan vínculos con PYGSAS.

➢ Contactar con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información concerniente con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.

➢ Conocer los requisitos del cliente para proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes.

➢ Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.

➢ Evaluar la calidad del servicio

➢ Soportar procesos de auditoría interna o externa

➢ Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la Compañía

➢ Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.

➢ Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa, cumplimiento de mandatos legales, normas de contabilidad y disposiciones comerciales, tributarias y laborales

➢ Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.

➢ Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.

➢ Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.

➢ Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país, guardando el debido cuidado y salvaguarda

➢ Control y prevención del fraude.

➢ Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

➢ Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.

➢ Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

➢ Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o de la relación que existe entre la PYGSAS y quien ha suministrado sus datos.

6. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR SU INFORMACIÓN.

El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a PYGSAS, radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:

Correo electrónico: info@produccionygestion.com

Correo directo dirigido a PYGSAS al domicilio de la sociedad KM. 7 Autopista Bogotá-Medellín Celta Trade Park Bodega 21 Funza, Cundinamarca Colombia.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:

➢ El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

➢ Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

➢ Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

➢ Por estipulación a favor de otro o para otro. La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombre y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.

El titular de los datos personales podrá solicitar a PYGSAS copia de los datos que posee sobre el mismo, Asimismo, PYGSAS actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.

7. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

PYGSAS no venderá sus datos personales a otras compañías y garantizará a los Titulares de la información, la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.

PYGSAS puede estar obligado a revelar y/o compartir información personal suya a las autoridades judiciales que lo soliciten en cuyo caso no se solicitará su autorización. Pondremos nuestros mejores esfuerzos para evitar que la información suministrada a través de Internet sea objeto de consultas o manipulación malintencionada por terceros, sin embargo, la transmisión de datos a través de Internet o cualquier red inalámbrica no puede catalogarse en todo momento como segura y por ende, no podemos garantizar al Titular que lo anterior no suceda. Adicionalmente, algunos de nuestros portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tenemos manejo ni control alguno, por tal motivo, no nos hacemos responsables por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo su obligación conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de PYGSAS ó archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

8. DEBERES DE PYGSAS COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

PYGSAS se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

9. DATOS SENSIBLES

Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. PYGSAS reitera su carácter apolítico, así como que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto, cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.

10. DATOS PERSONALES DE LOS MENORES DE EDAD

Los datos personales que reposen en las bases de datos de PYGSAS sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios de PYGSAS, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. PYGSAS asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de PYGSAS o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera PYGSAS facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PYGSAS informa a los titulares de los datos personales que han adoptado las medidas técnicas,
humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la información suministre a PYGSAS bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.

La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja PYGSAS, y cuya responsabilidad y manejo está a cargo de PYGSAS.

PYGSAS cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un sistema protegido con contraseñas.

Por lo anterior, PYGSAS otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.

12. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que PYGSAS ejerza las actividades propias de su objeto social.

13. CONTACTO CON EL RESPONSABLE

Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a PYGSAS. Correo electrónico: info@produccionygestion.com. La presente política rige a partir de su publicación, así mismo se encuentra en el sitio web de PYGSAS.